InLoox Web App Online Help

Nutzen Sie die Top Bar, um schnell eine Neue Aufgabe anzulegen, von jedem Bereich aus, per Klick auf das InLoox Logo, wieder zurück auf den Arbeitsplatz zu gelangen, oder um per Klick auf den Pfeil neben Ihrem Namen auf die Einstellungen zuzugreifen.

Sie können von hier aus auch auf aktuelle Projekte zugreifen, indem sie auf  klicken. Neue Nachrichten  aus dem Chat, aus den Projektnotizen, oder zu Ihnen neu zugewiesenen Aufgaben werden hier ebenso angezeigt wie Erinnerungen  zu anstehenden.

 Somit sehen Sie von jedem Bereich aus, wenn Sie einen neue Nachricht bekommen haben, Aufgaben/Termine gerade anstehen, oder Sie neue Aufgaben haben. 

Andere Personen zu InLoox Web App einladen:

Wenn Sie mehrere Benutzerlizenzen gekauft haben bzw. auf Ihr gratis Test-Konto Mitarbeiter zur Zusammenarbeit einladen möchten, klicken sie auf , geben Sie die E-Mail Adresse der Person ein und wählen Sie die Sprache (Deutsch oder Englisch) aus, in der die Einladungs-E-Mail verfasst sein soll. Dann klicken Sie auf  um die Einladung zu versenden.

WICHTIG Sobald Sie diese Person eingeladen haben, wird für sie ein Kontakt erstellt. Gehen Sie nun unter Optionen zum Bereich Berechtigungen auf Benutzerbasierte Berechtigungen. Hier sehen Sie die eingeladene Person aufgelistet. Klicken Sie auf  und klicken Sie dann auf Alle auswählen. Der neue InLoox Web App Benutzer hat nun alle Berechtigungen und kann auf alle Bereiche von InLoox Web App zugreifen. Das ist besonders in der Test-Phase empfehlenswert, da so jeder alle Bereiche von InLoox Web App ausprobieren kann.

Klicken Sie in der Top Bar auf Ihren Namen, bzw. auf den Pfeil neben Ihrem Namen, um Ihr Profil zu bearbeiten, Ihr Kennwort zu ändern, auf den Fortgeschrittenen Modus zu wechseln, auf die Optionen zuzugreifen, Ihr InLoox Konto anzusehen, auf die Hilfe zuzugreifen, die InLoox Web App Tour nochmals zu starten, oder sich abzumelden. 

Profil

Hier können Sie ihre Profildaten wie z.B. Telefonnummer, Adresse oder Webseite bearbeiten und entweder ein Bild hochladen, oder ein Zufallsbild erzeugen.

Kennwort ändern

Sie können jederzeit Ihr altes Kennwort ändern.

Einfacher und Fortgeschrittener Modus

Als Voreinstellung startet jeder Benutzer im Einfachen Modus. Wenn Sie in den Fortgeschrittenen Modus wechseln, werden alle Bereiche der InLoox Web App um zusätzliche Funktionen erweitert. Eine Übersicht dazu finden Sie auf der nächsten Seite. 

Optionen

Wenn Sie für Ihr InLoox Web App Konto Administrator-Rechte besitzen, können Sie auf die Optionen zugreifen. Hier finden Sie neben den Allgemeinen Einstellungen auch die Berechtigungen, sowie verschiedene Einstellungen zu Aufgaben, Dokumente und Projekte, die Sie neu definieren, bearbeiten, oder löschen können. 

Konto

Hier bekommen Sie eine Übersicht zu Ihrem InLoox Web App Konto.

Hilfe

Hier werden Sie direkt auf die InLoox Web App Hilfe Seite weitergeleitet.

Tour starten

Sie können jederzeit die Einführungstour zu InLoox Web App wieder starten.

Nach dem Login gelangen Sie zum Arbeitsplatz, wo Sie einen Überblick über alle Ihre Aufgaben für das Aufgaben Management inklusive Kalenderansicht und Neuigkeiten haben.

Es gibt nun drei Möglichkeiten, wie Sie eine neue Aufgabe anlegen können.

1. Die schnellste Möglichkeit:

Klicken Sie auf  , geben Sie der Aufgabe einen Namen und drücken Sie ENTER. Die Aufgabe wird ohne Datum und Zeitaufwand erstellt. Wenn Sie dies ändern möchten, ziehen Sie die Aufgabe entweder direkt in den Kalender auf das gewünschte Fälligkeitsdatum, oder klicken auf  , um das Dialogfenster zur Bearbeitung der Aufgabe aufzurufen.

2. Die visuelle Möglichkeit:

Wenn Sie schon wissen, wann die Aufgabe erledigt werden soll, klicken Sie im Kalender z.B. auf Dienstag 10 Uhr. Es erscheint ein Dialogfenster, wo Sie alle weiteren Details, wie z.B. den Zeitaufwand zur Erledigung der Aufgabe, festlegen können.

3. Die universelle Möglichkeit:

Rechts oben in der Top Bar finden Sie die Taste Neue Aufgabe. Es öffnet sich auf Klick ebenfalls das Dialogfenster, in dem Sie all Details zur neuen Aufgabe eingeben können. Diese Taste ermöglicht es Ihnen von allen Bereichen der InLoox Web App aus einen neue Aufgabe anzulegen. 

Wenn Sie eine Aufgabe als erledigt markieren möchten, klicken Sie in das Kästchen links neben der Aufgabe und setzen so ein Häkchen . Die Aufgabe wird nun als erledigt gekennzeichnet und unter Abgeschlossen geführt.

HINWEIS Die im Arbeitsplatz und in der Top Bar erstellten Aufgaben sind per se freie, persönliche Aufgaben, die noch keine Projektzuweisung haben und Ihnen als Ersteller der Aufgabe zugeteilt werden. 

Dieses Dialogfenster erscheint immer, wenn Sie eine Aufgabe mittels Klick auf Neue Aufgabe in der Top Bar erstellen, eine Aufgabe im Kalender erstellen, oder eine bestehende Aufgabe bearbeiten möchten. 

Start- und Enddatum

Sie können entweder nur ein Startdatum, nur ein Enddatum (entspricht dem Fälligkeitsdatum) oder sowohl Start- als auch Enddatum angeben. Wenn Sie z.B. auf Kommende Woche klicken, wird das Datum des kommenden Montags als Startdatum und das Datum des kommenden Freitags als Enddatum festgelegt. In der Aufgabenliste wird diese Aufgabe nun mit dem Enddatum rechts neben dem Namen geführt.

Wenn Sie auf den Pfeil klicken, können Sie zusätzlich zu einem individuellen Datum die Start- und Endzeit auswählen.

Der Zeitstrahl zeigt die Dauer zwischen Start und Ende der Aufgabe an.

HINWEIS: Diese Zeitangaben haben nichts mit dem Aufwand einer Aufgabe zu tun, der für die Berechnung der Ressourcenauslastung, von Zeiterfassungseinträgen oder Budgetpositionen verwendet wird. 

Aufwand

Hier geben Sie den Arbeitsaufwand an, den Sie für die Erledigung der Aufgabe einplanen. Diese Angabe dient als Grundlage für die Berechnung der Ressourcenauslastung, für Zeiterfassungseinträge, und Budgetpositionen. Sie können diesen Aufwand jederzeit hier verändern.

Beschreibung

Fügen Sie hier einen Text als zusätzliche Beschreibung der Aufgabe hinzu.

Details - Person zuweisen und Projekt zuordnen

Aufgaben können Personen und/oder Projekten zugewiesen werden. Aufgaben, die Sie selbst erstellen, werden Ihnen auch automatisch zugewiesen. Sie können eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen, wenn diese als Kontakt unter Personen hinterlegt ist. Klicken Sie auf Ihren Namen und klicken Sie dann auf den Namen der Person, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten. Wenn Sie eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen, so wird diese Person benachrichtigt.

ACHTUNG! WICHTIGER HINWEIS: Sobald Sie eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen, ist die Aufgabe für Sie selbst im Arbeitsplatz nicht mehr sichtbar und bearbeitbar. Der Arbeitsplatz bildet nur Ihre eigenen Aufgaben ab. Je nach Berechtigung können Sie die Aufgaben Ihrer Team Mitgleider nur in dem jeweiligen Projekt in den Aufgaben bzw. der Planung sehen. 

Aufgaben, denen Sie kein Projekt zuordnen, bleiben als persönliche Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste. Um ein Projekt zuzuordnen, müssen Sie zuerst ein Projekt erstellt haben. Wenn Sie nun ein Projekt zuordnen möchten, klicken Sie auf Einem Projekt zuordnen und wählen Sie per Klick das entsprechende Projekt aus. 

Details - Farbe

Sie können jeder Aufgabe eine Farbe geben. Die Farbe wird als Kärtchen in der Aufgabenliste im Arbeitsplatz neben dem Namen der Aufgabe dargestellt. Wenn Sie die Aufgabe in den Kalender verschieben, oder dort eine Aufgabe mit Farbzuweisung erstellt haben, wird der ganze Eintrag in der gewählten Farbe dargestellt. 

Aufgabe bearbeiten im Fortgeschrittenen Modus

Wenn Sie in den Fortgeschrittenen Modus wechseln, werden im Dialogfenster Aufgabe bearbeiten unter Details die Reiter Budget und Dokumente zusätzlich zu den bereits vorhanden Reitern Zuweisen und Farbe eingeblendet. 

Einzelne Aufgaben legen Sie zum einfachen Aufgabenmanagement in der Aufgabenliste im Arbeitsplatz an. Zusammenhänge Aufgaben, die evtl. auch zeitlich voneinander abhängig sind, bündeln Sie am besten in einem Projekt.

Ein Projekt anlegen

Klicken Sie im Ribbon auf Projekte und dort auf . Sie werden zur Betreuung weitergeleitet, wo Sie dem Projekt einen Namen geben können. Sie werden automatisch als Projektleiter angelegt und können somit alle Details bearbeiten. 

Sie haben nun zwei Möglichkeiten, dem Projekt Aufgaben zuzuordnen. Entweder Sie legen im Projekt neue Aufgaben an, oder Sie weisen ihm bereits bestehende Aufgaben zu.

Aufgaben im Projekt anlegen

Klicken Sie im Reiter Aufgaben in das Eingabefeld „Neue Aufgabe“, geben einen Namen ein und drücken ENTER oder klicken auf . Sofort erscheint diese neue Aufgabe in der Kanban-Ansicht in der linken Statusspalte als Karte. Wenn Sie der Aufgabe einen anderen Status geben möchten, ziehen Sie sie z.B. in die Spalte „In Bearbeitung“.

Bestehende Aufgaben einem Projekt zuordnen

Gehen Sie dafür wieder zurück auf den Arbeitsplatz, indem Sie entweder auf das InLoox Logo klicken, oder über den Reiter Projekte zurück auf den Arbeitsplatz gehen.

Hier können Sie nach Klick auf  eine bestehende Aufgabe einem Projekt zuordnen. Dafür klicken Sie im Dialogfenster Aufgabe bearbeiten im Reiter Details unter Zuweisen auf Einem Projekt zuordnen, wählen ein Projekt aus und klicken auf OK. Neben dem Datum der Aufgabe erscheint nun das Bild des Projektes. Damit können Sie auf einen Blick sehen, welche Aufgaben in welchem Projekt gebündelt sind.

Kontakte die nicht mit InLoox Web App arbeiten

Im Reiter Personen legen Sie neue Kontakte an, indem Sie auf  klicken. Im folgenden Dialogfenster können Sie alle Details zum Kontakt eingeben. Diese von Ihnen angelegte Kontakte können z.B. Kunden oder externe Dienstleister sein. Diese Kontakte haben keinerlei Zugriff auf Ihr InLoox Web App Konto und müssen nicht mit InLoox Web App arbeiten um von Ihnen als Kontakt angelegt zu werden.

Team Mitarbeiter die mit InLoox Web App arbeiten

Wenn Sie mehrere InLoox Web App Nutzerlizenzen haben und Administrator des Kontos sind, können Sie diese Personen zu Ihrem InLoox Web App Konto einladen. Klicken Sie dazu in der Top Bar auf . Geben Sie die E-Mail Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten, wählen Sie aus, ob Sie die E-Mail auf Deutsch oder Englisch versenden möchten und klicken Sie auf . Es wird automatisch ein Kontakt dieser eingeladenen Person erstellt. Nachdem diese Person Ihre Einladung angenommen hat, hat Sie Zugriff auf Ihr InLoox Web App Konto und Sie können mit dieser Person zusammenarbeiten.

TIPP Damit die eingeladene Person sofort mit InLoox Web App arbeiten kann, müssen Sie ihr die entsprechenden Berechtigungen erteilen. Gehen Sie dafür zu Optionen-Berechtigungen-Benutzerbasiert. 

HINWEIS Wenn Sie nur über eine Einzelplatzlizenz verfügen, erscheint eine Meldung die Sie darauf hinweist, dass Sie nicht genügend Lizenzen für die Einladung weiterer Nutzer haben. Sie haben dann die Möglichkeit, weitere Lizenzen zu erwerben. Falls Sie schon alle Lizenzen mittels Einladung vergeben haben, weist Sie das System ebenfalls darauf hin.