Conditional formatting as a warning system
Definieren Sie Bedingungen für wichtige Projektinformationen oder Kennzahlen, sodass das jeweilige Feld oder die Zeile beim Eintreten der Bedingung hervorgehoben wird (z.B. farblich). Diese Funktion eignet sich besonders für:
- Das Projektcontrolling als Frühwarnsystem bei kritischen Projekten
- Zur optimalen Strukturierung der Projektliste
Einfache Formatierung hinzufügen
Die einfache Formatierung vergleicht den Wert eines Feldes mit einem hinterlegten Referenzwert (Bedingung). Im folgenden Beispiel sollen die Projekte in der Projektliste rot hinterlegt werden, deren tatsächliche Ausgaben über einem vorgegebenen Wert liegen.
1. Wir starten von der Projektliste. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung.
2. Es öffnet sich der Formatregel-Manager. Hier können Sie auf der Schaltfläche Neue Regel eine neue Regel für die Formatierung Ihrer Projektliste festlegen.
3. Mit einem Klick auf Neue Regel öffnet sich ein weiteres Fenster mit der Bezeichnung Neue Formatierungsregel.
4. Hier wählen Sie Nur Zellen formatieren, die dies enthalten als Regeltypen aus. In der Regelbeschreibung wählen Sie aus, ob Sie entsprechend eines bestimmten Zellwerts oder Daten innerhalb eines bestimmten Bereichs formatieren wollen. Für unser Beispiel wählen wir die erste Option Zellwert.
5. Im Dropdown-Menü des Feldes rechts davon konkretisieren Sie die Bedingung. Für unser Beispiel wählen wir Größer als. Es erscheint ein weiteres Feld, in dem Sie den entsprechenden Referenzwert eintragen können, für unser Beispiel z.B. 5000.
6. Im Bereich Format definieren Sie unter anderem, mit welcher Farbe die Zelle/Zeile gefüllt werden soll, z.B. rot.
TIPP Nutzen Sie die Möglichkeiten unter dem Reiter Vordefinierte Darstellung, um die Formatierung nicht manuell vornehmen zu müssen.
7. Haben Sie Ihre Formatierungsregel vollständig festgelegt, so bestätigen Sie diese mit OK.
8. Sie befinden sich nun wieder im Formatregel-Manager. Hier finden Sie Checkboxes, um die Regelformatierung für die ganze Zeile zu übernehmen und um die Regel anzuhalten. Wählen Sie hier ebenfalls aus, auf welche Kategorie die Regel angewendet werden soll. Für unser Beispiel wählen Sie Summe Ausgaben (IST).
9. Um die Regel anzuwenden, klicken Sie abschließend auf Übernehmen.
Erweiterte Formatierung
Die erweiterte Formatierung erlaubt die mathematische Berechnung eines Wertes, der anschließend mit einem Referenzwert verglichen werden kann. Für eine solche Berechnung können mehrere Felder als Variablen dienen. Im folgenden Beispiel wird geprüft, ob die tatsächlichen Ausgaben eines Projektes die geplanten Ausgaben übersteigen.
1. Wir starten von der Projektliste. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung.
2. Es öffnet sich der Formatregel-Manager. Hier können Sie auf der Schaltfläche Neue Regel eine neue Regel für die Formatierung Ihrer Projektliste festlegen.
3. Mit einem Klick auf Neue Regel öffnet sich ein weiteres Fenster mit der Bezeichnung Neue Formatierungsregel. Hier wählen Sie Eine Formel verwenden, um die zu formatierenden Zellen zu bestimmen als Regeltypen aus.
4. In der Bearbeitung der Regelbeschreibung können Sie die gewünschten Bedingungen erstellen und über die Operatoren „und“, „oder“, „nicht und“ und „nicht oder“ miteinander verknüpfen.
5. Fügen Sie auf + eine neue Bedingung hinzu. Für unser Beispiel wählen Sie zuerst Summe Ausgaben (IST). Als Vergleichsoperator wählen Sie größer als. Als Vergleichsobjekt wählen Sie wiederum Summe Ausgaben (Plan). Durch einen Klick auf das Icon im Vergleichsobjekt-Feld können Sie zwischen selbst festgelegten Werten und automatisch erzeugten Werten anderer Kategorien wechseln.
6. Wie bei der einfachen Formatierung können Sie nun im Seitenpanel im Bereich Format definieren, wie die Projekte, deren tatsächliche Ausgaben größer als die geplanten sind, hervorgehoben werden sollen.
Am einfachsten ist es, Sie nutzen eine Vordefinierte Darstellung.
Bestätigen Sie anschließend Ihre neue Formatierungsregel mit OK.
7. Sie befinden sich nun wieder im Formatregel-Manager. Hier finden Sie Checkboxes, um die Regelformatierung für die ganze Zeile zu übernehmen und um die Regel anzuhalten.
8. In der Projektliste werden nun alle Projekte, die die Bedingung erfüllen, hervorgehoben.