How to create a new project


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Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt-für-Schritt, wie Sie Ihr erstes Projekt mit InLoox für Outlook anlegen. (Hierfür benötigen Sie die entsprechende Berechtigung. Falls Sie diese Berechtigung nicht haben, können Sie einen Projektantrag stellen.)

1. Starten Sie ausgehend von der Projektliste, die eine projektübergreifende Ansicht darstellt.

2. Um ein neues Projekt anzulegen, klicken Sie links oben auf das Plus Neues Projekt

Plus Icon "Neues Projekt"

3. Sie gelangen zur Betreuungsseite Ihres neuen Projektes.

Neues Projekt anlegen: Betreuungsseite

Hier können Sie die wichtigsten Informationen zu Ihrem Projekt hinterlegen:

Projektdetails hinzufügen

  • Benennen Sie das Projekt.
  • Die Projektnummer wird standardmäßig automatisch erzeugt. Jedoch können Administratoren die Projektnummer und die dazugehörigen Formatregeln in den InLoox Einstellungen anpassen und konfigurieren.
  • Wählen Sie die verantwortliche Abteilung und eine Kategorie für Ihr Projekt aus. Sowohl die hinterlegte Abteilungsstruktur als auch die definierten Kategorien können Administratoren in den InLoox Einstellungen individuell anpassen.
  • Geben Sie den Kunden des Projekts an. Zusätzlich können Sie die Kunden und die Kundennummer in den InLoox Einstellungen verwalten. 
  • Um dem Projekt ein Bild zuzuordnen, klicken Sie auf das graue InLoox Logo. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie das gewünschte Bild auswählen können. 

4. Durch Zuordnen von Projektverantwortlichen wissen Ihre Mitarbeiter immer, für welche Teile des Projektablaufs sie verantwortlich sind.

Projektverantwortliche hinzufügen

Mit dem Zusammenstellen des Projektteams definieren Sie die Zugriffsberechtigungen auf das Projekt. (Informationen zum Freigeben von Projekten und Hinzufügen von Benutzern finden Sie unter Einrichten von Berechtigungen.) Zudem setzen Sie Rollenberechtigungen für die ausgewählten Personen durch die Vergabe von Projektrollen (Projektleiter, Team, Kunde etc.).

Fügen Sie den Projektleiter und Teammitglieder aus dem Adressbuch (InLoox Adressbuch, Microsoft Outlook Adressbuch oder Exchange Server Adressbücher) hinzu:

  • Wählen Sie einen oder mehrere Projektleiter per Doppelklick aus dem Adressbuch aus und klicken Sie anschließend auf Übernehmen.
  • Wählen Sie ein oder mehrere Teammitglieder per Doppelklick aus dem Adressbuch aus und klicken Sie anschließend auf Übernehmen.

5. Geben Sie das Start- und Enddatum sowie den Status an.

Start und Enddatum sowie Status festlegen

HINWEIS In den InLoox Einstellungen können Administratoren einen individuellen Status einrichten.

6. Um ergänzende Informationen zu hinterlegen, nutzen Sie die Kommentarfunktion. Passen Sie die Schriftart, Farbe, Größe usw., Ihres Kommentars an. 

Kommentarfeld & jemanden benachrichtigen

Alle Befehle zur Formatierung finden Sie auf der Registerkarte Format, welche sich öffnet, sobald Sie in das Kommentarfeld klicken.

Kommentarfeld formatieren, Links, Symbole und Bilder hinzufügen

  • Hyperlink: Erstellen Sie eine Verknüpfung zu einer Datei, Webseite oder einem Bild. Markieren Sie den relevanten Teil der Notiz und klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink. Wählen Sie im neuen Dialogfenster im Bereich Adresse die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf OK.
  • Symbol: Wählen Sie ein Symbol, das sich nicht auf der Tastatur befindet oder ein Sonderzeichen ist, aus.
  • Bild: Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem das gewünschte Bild gespeichert ist, wählen Sie das Bild aus und klicken Sie auf Öffnen. Passen Sie die Größe des Bilds an.

7. Zum Speichern des Kommentars klicken Sie auf Kommentar hinzufügen. Die Datei ist nun mit der Notiz verlinkt und kann durch Klick auf den Link geöffnet werden.

Zusätzlich können Sie den Kommentar als E-Mail versenden. Wählen Sie dazu im Feld Benachrichtigen eine Ressource aus der Dropdownliste aus. Alternativ können Sie bei Klick auf Adressbuch die gewünschte Ressource aus dem Adressbuch auswählen, oder über das + Symbol einen neuen Kontakt erstellen.

HINWEIS Administratoren können in den InLoox Einstellungen festlegen, ob per E-Mail, per Outlook-Aufgabe oder per Outlook-Besprechungsanfrage über neue Projektkommentare benachrichtigt werden soll.

8. Fügen Sie weitere Projektinformationen mit Hilfe der Registerkarte Bearbeiten hinzu:

Hinzufügen von weiteren Projektinformationen

  • Terminarbeit: Kennzeichnen Sie Ihr Projekt ggf. als Terminprojekt, wie Messeauftritte. Bei Terminprojekten wird das Projektende in der Planung durch eine rote Linie hervorgehoben.
  • Archiviert: Wenn Sie das Projekt archivieren, verschieben Sie es automatisch ins Projektarchiv.
  • Projekt sperren: Administratoren können mit diesem Befehl das Projekt vor Veränderungen schützen.
  • Priorität hoch/normal/niedrig: Legen Sie die Dringlichkeit Ihres Projekts fest. Später können die Projekte in der Projektliste anhand der Priorität sortiert werden.

9. Nachdem Sie die wichtigsten Informationen zum Projekt hinterlegt haben, klicken Sie links oben in der Registerkarte Start auf Speichern und schließen.