How to use e-mails in InLoox


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Während Sie in Outlook arbeiten, haben Sie über die Schnellzugriff-Funktionen in der Start-Registerkarte die Möglichkeit bestimmte Outlook-Elemente in InLoox weiter zu nutzen. Unabhängig davon, ob Sie sich gerade in Ihrem E-Mail-Postfach, im Kalender oder in Ihrem Outlook-Adressbuch befinden, die folgenden Schaltflächen für den Schnellzugriff aus Outlook stehen Ihnen immer zur Verfügung:

Schaltflächen für den Schnellzugriff von Outlook auf InLoox Elemente

  • Letzte Projekte
  • Aufgabe erstellen
  • E-Mail ablegen
  • Zeit erfassen

 Mit Hilfe dieser Schaltflächen können Sie: 

  1. Aus einer E-Mail eine InLoox-Aufgabe erstellen
  2. Zu einer E-Mail einen Zeiterfassungseintrag anlegen
  3. Eine E-Mail als Dokument in einem Projekt ablegen

  

1. Aus einer E-Mail eine InLoox-Aufgabe erstellen 

Sie können eine E-Mail entweder als projektbezogene Aufgabe oder persönliche Aufgabe zum Selbstmanagement (projektunabhängig) in InLoox speichern.

Um aus einer E-Mail aus Ihrem Outlook-Postfach eine InLoox-Aufgabe zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die relevante E-Mail in Ihrem Postfach.
  2. In der Registerkarte Start klicken Sie auf die Schnellzugriff-Schaltfläche Aufgabe erstellen. Anschließend wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das gewünschte Projekt oder die Option Persönliche Aufgabe erstellen aus. 
  3. Ein neues Fenster öffnet sich, indem Sie die wichtigsten Details zur Aufgabe hinterlegen. Standardmäßig wird der Betreff der E-Mail als Name der Aufgabe und der E-Mail-Text als Beschreibung übernommen. Sie können aber beides ändern - dabei gehen Sie genauso vor, wie immer, wenn Sie eine neue Aufgabe in InLoox anlegen:
    • Name: Als Aufgabenname wird momentan der Betreff der E-Mail angezeigt. Nach Wunsch können Sie die Aufgabe umbenennen.
    • Beschreibung: In diesem Bereich ist der Inhalt der E-Mail hinterlegt. Auch hier können Sie Änderungen vornehmen, wichtige Informationen ergänzen oder die Informationen zur besseren Übersichtlichkeit formatieren.
    • Aufwand: Hier können Sie den geschätzten Aufwand für die Aufgabe in Minuten, Stunden oder Arbeitstagen angeben.
    • Ressource: Mit einem Klick auf den Pfeil bei Ressourcen können Sie eine der zuletzt verwendeten Ressourcen für die Aufgabe einteilen. Mit einem Klick auf das Adressbuch stehen Ihnen alle Kontakte aus der Kontaktliste zur Verfügung.
    • Start- und Ende: Zudem können Sie ein Start- und Enddatum, sowie die jeweilige Uhrzeit, für die Aufgabe hinterlegen.
    • Status: Bei projektbezogenen Aufgaben können Sie zwischen den standardmäßigen Status wählen: Nicht begonnenIn BearbeitungWarte auf AntwortErledigt. Bei projektunabhängigen/persönlichen Aufgaben haben Sie die Wahl zwischen Offen und Erledigt.
    • Beobachter: Sie können eine oder mehrere Ressourcen als Beobachter hinterlegen und so per E-Mail über die neue Aufgabe benachrichtigen.
    • Dokumente neue Verknüpfung (nur projektunabhängige/persönliche Aufgaben): Falls Sie eine persönliche (projektunabhängige) Aufgabe erstellen, können Sie schon vorhandene Dokumente verknüpfen oder neue Dokumente hinterlegen. 
    • Dokument zu Projekt hinzufügen (nur projektbezogene Aufgaben): Falls Sie eine projektbezogene Aufgabe erstellen, können Sie im Bereich Operation entscheiden, ob Sie die E-Mail zusätzlich als Dokument inklusive Anhang, ohne Anhang, nur den Anhang oder E-Mail und den Anhang einzeln ablegen möchten. Unter Ordner können Sie das neue Dokument in einen der Unterordner einsortieren oder einen neuen Unterordner anlegen.
  4. Nachdem Sie die wichtigsten Informationen festgehalten haben, klicken Sie entweder auf Speichern und schließen oder auf Speichern und Projekt öffnen.

  

2. Zu einer E-Mail einen Zeiterfassungseintrag anlegen

Außerdem können Sie in InLoox direkt von Ihrem Outlook Posteingang den Zeitaufwand in ein Projekt verbuchen, den eine E-Mail bedeutet. Dafür gehen Sie, wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die relevante E-Mail in Ihrem Postfach.
  2. In der Registerkarte Start klicken Sie auf die Schnellzugriff-Schaltfläche Zeit erfassen. Anschließend wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das gewünschte Projekt, um dort den Zeiterfassungseintrag abzulegen.
  3. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie sämtliche Informationen zum Zeiterfassungseintrag hinterlegen, wie z.B. allgemeine Angaben zur Dauer, Name und Beschreibung.
  4. Zusätzlich können Sie entscheiden, ob Sie den Zeiterfassungseintrag einer bestimmten Aufgabe oder einem Vorgang des entsprechenden Projektes zuordnen möchten (nutzen Sie den kleinen Pfeil neben Aufgabe, um zwischen Aufgabe und Vorgang umzuschalten) und ob sie ihn einer bestimmten Gruppe zuordnen möchten. Die entsprechenden Gruppen können in den InLoox Einstellungen angelegt und mit einem spezifischen Einkaufs- und Verkaufspreis belegt werden (erfordert Administratorberechtigungen).

  

3. E-Mail als Dokument in einem Projekt ablegen

InLoox erlaubt eine schnelle und komfortable Zuordnung von E-Mails zur Dokumentenablage eines Projektes - direkt aus Outlook heraus. Um eine E-Mail aus Ihrem Outlook-Postfach als ein Dokument im relevanten InLoox-Projekt abzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die relevante E-Mail in Ihrem Postfach.
  2. In der Registerkarte Start klicken Sie auf die Schnellzugriff-Schaltfläche E-Mail ablegen. Anschließend wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das gewünschte Projekt aus.
  3. Ein neues Fenster öffnet sich, indem Sie einige Einstellungen vornehmen können, bevor die E-Mail als Dokument zum ausgewählten Projekt hinzugefügt wird. Die hier hinterlegten Informationen können Sie hinterher einsehen und unter Umständen anpassen, durch Rechtsklick auf das Dokument im Projekt >> Bearbeiten. Hier verfügen Sie über die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:
    • Operation: Entscheiden Sie, ob Sie die E-Mail inklusive der Anhänge, ohne Anhänge, nur die Anhänge oder die E-Mail und die Anhänge einzeln als Dokument ablegen möchten.
    • Ordner: Sie können außerdem die E-Mail in einem bestimmten Unterordner des Projektes ablegen. Falls noch nicht der passende Unterordner im Projekt existiert, können Sie auch direkt aus dem Dialog heraus einen neuen Unterordner für Ihr Projekt anlegen. 
  4. Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK und die E-Mail wird als Dokument im ausgewählten Projekt abgelegt. 

In der folgenden Tabelle sehen Sie die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen E-Mail-Verwaltungsoperationen auf einen Blick. Wenn Sie ein Outlook-Element mit Anhang zu einem InLoox Projekt hinzufügen, bieten sich verschiedene Möglichkeiten, wie InLoox mit dem Anhang umgehen soll:

Methode Aktion Vorteile / Nachteile
Element inklusive Anhänge InLoox ordnet die E-Mail und den Anhang in einer Datei zum Projekt zu. (Outlook verfährt ebenso).

+ E-Mail und Anhang bleiben zusammen gespeichert.

- In der Dokumentenliste ist zwar auf den ersten Blick erkennbar, ob ein Element einen Anhang hat, aber nicht welchen (Name, Typ).

Element ohne Anhänge InLoox ordnet nur die E-Mail zum Projekt zu. Der Anhang wird entfernt.

+ Schont Speicherplatz.

- Anhänge können über InLoox weder eingesehen noch gesichert werden.

Nur Anhänge InLoox ordnet nur den Anhang zum Projekt zu. Die E-Mail wird verworfen.

+ Entfernt unnötigen Schriftverkehr.

- Schriftverkehr (auch Notizen) können über InLoox weder eingesehen noch gesichert werden.

Element und Anhänge einzeln InLoox ordnet die E-Mail und den Anhang getrennt zum Projekt zu.

+ Schriftverkehr bleibt erhalten, Anhänge sind mit Namen und Typ sofort in der Dokumentenliste zu erkennen.

- Bezug von Schriftverkehr und Anhängen geht verloren.