Create and edit custom fields


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Create and edit custom fields


Note You need administrator rights to create custom fields. Custom fields are available for all InLoox PM versions and for InLoox now! Enterprise version.

InLoox allows you to create new custom fields either for the entire project or for specific areas in the project:

You can rename custom fields at any point and as oftern as you need to. InLoox supports several data types for custom fields and lets you set rules for the display of custom fields. Please find below instructions for creating custom fields in InLoox:

If you have admin permissions for InLoox, you can create your own custom fields for new columns in the planning list. In Outlook, open the  by clicking on File and on InLoox Options. 

1. Click on Custom Fields and then on New to create a new type of custom fields.

Create new custom field

2. Name the new custom field and choose the Location where in InLoox the custom field shall be displayed.

Name and location of custom field

3. Then select the Type of custom field. You can choose from Text, Date, Integer (number), Decimal number, Checkbox, List, or Currency.

Type of custom field

4. Then enter the Default value that will automatically be displayed in the custom field. Click on the edit Symbol  to open the window to edit the default value. In this example, the custom field type for the custom field Risk is List and the default values are High, Medium, and Low. The InLoox users can select one of these three values in InLoox Projects to highlight e.g. high-risk projects.

Set default value of custom field

You can allow InLoox users to leave the custom field empty by setting a check mark at Allow empty selection.

If InLoox users should be able their own values, set a check mark at Allow user to add new items. Beware, however, that allowing this kind of individual customization may cause confusion.

5. Per default, the newly created custom field ist always displayed. If you want to set a rule for this custom field, select Display only if and follow the instructions below.

6. If you want to delete custom fields, mark the field in the overview list and click on Delete.

Delete custom field

Create custom fields according to rules


Hinweis Sie benötigen Administrator-Rechte um eigene Felder erstellen zu können. Die Funktion ist verfügbar für alle InLoox PM Versionen und für die InLoox now! Enterprise-Version. 

Hinweis Die Abteilungsunterstützung ist nur verfügbar in InLoox PM Enterprise und InLoox now! Enterprise.

Ähnlich wie bei der Dokumentenstruktur, können Sie eigene Felder nach Regeln erstellen. Das ist praktisch, da z. B. nicht jedes Feld für jede Abteilung relevant ist. Wenn Sie nun sehr viele eigene Felder haben, kann es schwierig sein, den Überblick darüber zu verlieren, welche Felder notwendigerweise ausgefüllt werden müssen und welche nur optional sind. Mit dieser neuen Funktion können Sie nun festlegen, welche Felder für welche Abteilung automatisch angezeigt werden.

Beispiel:

In der Marketing-Abteilung werden häufig Unterlagen und Dokumente erstellt, die verschiedene Freigabeschleifen durchlaufen bevor Sie zur Veröffentlichung freigegeben werden. Hier ist es praktisch, wenn man ein eigenes Feld in den Dokumenten hat, mit dem man den Bearbeitungsstatus des jeweiligen Dokuments kennzeichnen kann. So legen Sie diese Regel an:

  1. Öffnen Sie die InLoox Optionen: Datei >> InLoox Optionen
  2. Klicken Sie unter Allgemein auf Eigene Felder
  3. Um ein neues Feld zu erstellen, klicken Sie auf Neu

    InLoox Hilfe: Eigene Felder

  4. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster

    InLoox Hilfe: Eigene Felder

              1. Geben Sie Ihrem benutzerdefinierten Feld einen aussagekräftigen Namen, z.B. "Bearbeitungsstatus Dokumente"
              2. Wählen Sie aus, in welchem Bereich von InLoox das Feld platziert werden soll. In diesem Fall wählen Sie Dokumente aus
              3. Als Typ wählen Sie Liste aus
                    - Klicken Sie auf InLoox Hilfe: Eigene Felder, um die Listeneinträge einzugeben
                    - Geben Sie z.B. als ersten Punkt "in Bearbeitung" ein. Bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder mite inem Klick auf das grüne Pluszeichen
                    - Weitere Einträge könnten z.B. sein: "Warten auf Freigabe" und "Final"
                    - Wählen Sie aus, welcher Wert standardmäßig ausgewählt sein soll. In unserem Fall ist dies "in Bearbeitung"
                    - Bestätigen Sie mit OK
              4. Definieren SIe nun Ihre Regel. Wählen Sie im Bearbeitungsfenster "Nur anzeigen wenn" aus
              5. Klicken Sie auf Felder und wählen Sie "Abteilung" aus
              6. Geben Sie nun die genaue Bezeichnung der Abteilung ein, d.h. so wie sie unter dem Punkt "Abteilungen" in den InLoox Optionen hinterlegt ist. In diesem Fall ist es "Marketing". 

  5. Bestätigen Sie nun mit OK. Sie finden das neu erstellte Feld nun in der Liste der benutzerdefinierten Felder

    InLoox Hilfe: Eigene Felder

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