Outlook Kalendereinträge auf InLoox Projekte verbuchen

Um Outlook-Termine auf Projekte zu verbuchen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie links im Menü auf Erfassen.

2. Wenn Sie die Funktion zum ersten Mal nutzen, müssen Sie zunächst Ihre Zustimmung dafür erteilen, dass InLoox Web App Ihren Kalender lesen darf. Klicken Sie dafür auf Microsoft-Konto Verbinden.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster von Microsoft, bei dem Sie die Berechtigung zum Kalender lesen Akzeptieren müssen.

3. Nach erfolgter Zustimmung zum Lesen des Outlook-Kalenders erhalten Sie einen Überblick zu all Ihren persönlichen Kalenderterminen. Über dem jeweiligen Tag sehen Sie entweder einen orangenen oder grünen Punkt. Dieses Ampelsystem markiert jene Tage mit vollständig verbuchten Terminen als grün, und Tage mit noch nicht verbuchten Terminen als orange. Auf der rechten Seite sehen Sie Ihre Projekt-Favoriten.

4. Suchen Sie den gewünschten Kalendereintrag, den Sie verbuchen möchten, entweder über die Suchfunktion, oder navigieren Sie direkt zu dem Tag, an dem der Termin stattgefunden hat. 

5. Ziehen Sie den gewünschten Termin per Drag and Drop aus der Übersicht nach rechts auf das gewünschte Projekt, in dem Sie die Zeit verbuchen möchten. Betreff sowie Datum und Dauer des Termins werden dabei automatisch übernommen. Info InLoox entfernt beim Verbuchen automatisch und gemäß den Datenschutzbestimmungen die E-Mail-Adressen aus den Feldern An, CC und BCC, sodass keine personenbezogenen E-Mail-Datensätze von Dritten in Ihrem InLoox Account landen. 

6. Sobald Sie den Mauszeiger loslassen, haben Sie den Kalendereintrag erfolgreich im Projekt verbucht. In der Folge wird der Kalendereintrag in der Übersicht mit dem Hinweis Gebucht versehen: 

Zusätzlich wird der gebuchte Termin rechts im entsprechenden Projekt angezeigt:

7. Wenn Sie Anpassungen vornehmen möchten, z. B. wenn der Termin länger gedauert hat als angesetzt, können Sie den Zeiteintrag einfach öffnen und bearbeiten.  

8. Private Termine oder Termine, die nicht abgerechnet werden sollen, können ignoriert werden. Klicken Sie dazu einfach auf den Button Ignorieren.

9. Am oberen Rand können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Entscheiden Sie..

• ..ob ignorierte Elemente angezeigt oder diese in der Übersicht ausgeblendet werden sollen.
• ..ob die gesamte Beschreibung des Termins im Zeiterfassungseintrag übernommen werden soll oder nicht.